Bon de commande et facture dans le BTP : modèles et explications

Le bon de commande et la facture dans le BTP, permettent de matérialiser une commande passée entre deux parties. Mais comment les rédiger ? Quelles informations obligatoires doivent figurer ? Quelle est la valeur juridique de ces documents ?

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Tout savoir sur le bon de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande est un document qui est établi par un prestataire vendant de la marchandise.

Une fois la vente conclue, c’est le vendeur qui crée le bon de commande. Le client signe par la suite en datant le bon de commande et en faisant apparaître la mention “bon pour accord” ou bien “lu et approuvé”. C’est donc la signature qui permet de valider la vente, mais aussi de constituer l’accord entre les parties.

À noter qu’aux yeux de la loi, le bon de commande n’est pas un document obligatoire. En effet, le vendeur et l’acheteur peuvent s’entendre sur le prix pour conclure la vente. Néanmoins ce document permet de sécuriser la transaction.

Quel est le rôle d'un bon de commande ?

Ce document commercial permet d’attester qu’une commande a été effectuée par un client, ce qui justifie d’un contrat de vente.

Pourquoi rédiger un bon de commande ?

Ce document a de nombreuses utilités et avantages. Il certifie qu’une commande a bien été effectuée notamment aux yeux du fisc et de la loi dans le cas d’un contrôle fiscal. Il permet d’obliger le client à payer sa commande à réception et de prévenir des litiges éventuels.

Comment rédiger un bon de commande ?

Pour rédiger un bon de commande, plusieurs règles sont à respecter, des mentions doivent obligatoirement apparaître pour que le document soit valide. Vous pouvez également utiliser des logiciels de gestion de chantier pour réaliser des bons de commande de manière automatique.

Quelles sont les informations obligatoires ?

Les 10 mentions obligatoires

Le document doit contenir :

• L’identité de l’entreprise : SIREN, adresse du siège social, forme juridique… ;
• L’identité du client : nom, prénom, adresse… ;
• Le numéro et la référence de la commande ;
• Le contenu de la commande : quantité, prix, TVA dans le BTP ;
• Le prix de la commande : montant total HT et TTC ;
• Les conditions de livraison : date, frais de livraison ;
• Les conditions de règlement : méthode de paiement ;
• Le délai de rétractation ;
• Les modalités de garantie ;
• Les conditions générales de vente (CGU).

Les conditions générales de vente

Il est important de s’assurer que les CGU aient bien été prises en compte par le client. Dans le cas d’un bon de commande papier, faites les signer et/ ou parapher à la fois au recto et au verso. Pour le bon de commande électronique, faites apparaître une case à cocher permettant de faire valider au client sa prise de connaissance des CGU.

L’acceptation d’un bon de commande

Une fois les CGU acceptées par le client et le bon de commande signé, deux obligations s’engagent à la fois de la part du client et à la fois de la part du vendeur.

Ainsi, l’entreprise s’engage à livrer la commande et le client s’engage, lui, à payer la marchandise dans les délais convenus et à la retirer.

Qui doit faire un bon de commande ?

C’est le fournisseur qui doit rédiger le bon de commande à son client. Ce document permet de prouver qu'il est conforme à la commande initiale en attendant l’établissement d’une facture. C’est celle-ci qui rendra le paiement exigible.

Quelle est la valeur juridique d'un bon de commande ?

D’un point de vue juridique, un bon de commande signé donne lieu à un contrat de vente. En effet, ce document contient le nom et prénom des deux parties avec la signature qui devient alors caduque.

La facturation dans le BTP

La facture est un document juridique, comptable et commerciale. Ce document comporte tous les détails d’une vente.

Quand émettre une facture ?

La facture doit être créée lors de la réalisation d’une vente/ prestation de service. La loi stipule que la facturation ne doit pas dépasser un mois.

Cette facture devra être éditée en 2 exemplaires : une pour le client et une pour le vendeur. Elles peuvent être conservées jusqu’à 10 ans pour être utilisées en cas de litige.

La facture, une obligation ?

La facture devient obligatoire lors d’une prestation de services entre professionnels, la vente à distance à un particulier membre de l’UE, lorsque la prestation dépasse les 25€ TTC et enfin à la demande d’un client particulier quel que soit le montant des travaux.

À noter que “Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est passible d'une amende pénale de 75 000 €. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et assortie d'un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction).”

Les logiciels de facturation dans le BTP

Afin de faciliter l’émission de facture, de nombreuses entreprises du BTP utilisent des logiciels de facturation.

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe 5 types de factures :

1. La facture d'acompte : elle consiste à demander le versement d’un acompte avant le commencement du chantier.
2. La facture d’achat : document commercial attestant d’un achat auprès d’un fournisseur.
3. La facture de situation de travaux : spécifique au monde du BTP, elle permet d’échelonner le règlement d’un chantier.
4. La facture d’avoir : elle est établie lors de la modification d’une facture initiale.
5. La facture d’auto-liquidation : elle est établie lors des chantiers de sous-traitance.

Comment facturer dans le bâtiment ?

Une facture comporte, comme un bon de commande, de nombreuses mentions légales :

• L’identité de l’entreprise : SIREN, adresse du siège social, forme juridique… ;
• L’identité du client : nom, prénom, adresse… ;
• Le numéro du bon de commande et le numéro de la facture ;
• La date de la réalisation de la facture ;
• La date de livraison ;
• Le prix de la commande : montant total HT et TTC ;
• Le taux de TVA applicable. Attention si le vendeur dispose d’une exonération de TVA affichez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
• Le détail de toutes les prestations engagées ;
• Les informations relatives à l’assurance professionnelle ;
• Toutes les informations de paiement : méthode de paiement, pénalités de retard...
• Les conditions générales de vente (CGU).

Ce qu’il faut retenir

Contrairement à la facture, le bon de commande n’est pas obligatoire. Ces deux documents permettent néanmoins un aspect beaucoup plus sécuritaire à la fois pour le vendeur et pour l’acheteur, car un contrat de vente est établi. Ce qui engage les deux parties à respecter leurs engagements.

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